Un point écologie, mais pas que !
Je publie ce petit article pour vous présenter, une fois n'est pas coutume, quelques nouveautés mises en place récemment. Celles-ci ont vu le jour grâce aux différents retours partagés sur notre groupe d'entraide FB. Je ne cesserai donc jamais de ne le répéter : n'hésitez pas à rejoindre celui-ci pour partager votre expérience avec le logiciel et essayer de l'améliorer par le biais de vos remarques. Allez, c'est parti pour la présentation de ces fonctionnalités simples, mais pratiques !
Une évolution pour la planète
Avec cette version en ligne, en 2014, est venue la possibilité, très pratique, d'envoyer par mail les factures liées aux consultations, par mail. Cela présente un gain de temps indéniable, car en un clic, votre document signé est transmis.
Dans les temps jadis (oui, visiblement, j'aime bien cette expression ;)), le mail envoyé contenait une pièce jointe, en l'occurrence, un document PDF. Sachant que lors d'une seule journée, il y a environ entre 200 et 300 Mo de ces documents qui sont envoyés, cela représente donc l'équivalent de 2 Go chaque semaine ou encore, environ 100 Go/an. Si les mails ne sont pas supprimés au fur et à mesure, ces fichiers utilisent constamment un espace de stockage sur les serveurs de la boîte mail de vos patients, ce qui peut être très énergivore, sans compter que tout cela continue à s'accumuler d'année en année.
Courant février, j'ai donc apporté une modification. J'ai fait le choix de ne plus joindre de fichiers aux mails et de gérer le stockage de ceux-ci de mon côté, soit sur les serveurs d'Osteo2ls. Cela a pour but de limiter au maximum un stockage inutile. J'ai voulu imposer un délai de 7 jours après lequel la facture disparaissait des serveurs. Cela amène un stockage maximum de 2 Go de fichiers, les anciens étant supprimés et remplacés par les nouveaux. De cette façon, on réduit l'impact dudit stockage.
J'avais choisi ce délai de 7 jours en me basant sur ma propre expérience. En effet, pour ma part, dès que j'ai la facture liée à une séance d'ostéopathie, je m'impose de la traiter dans la journée, de peur d'oublier. (J'ai trop de choses à faire au quotidien et je n'aime pas procrastiner ;))
Mais, a priori, ce n'est pas le cas de tout le monde. Il semblerait que des patients s'occupent de cela quelques semaines, voire quelques mois après la réception du mail. Cela confirme mon hypothèse de départ que beaucoup trop de fichiers peuvent être conservés inutilement, mais cela montre aussi que mon cas n'est pas forcément représentatif de celui des autres patients. J'ai donc dû adapter ce fonctionnement, car passé ce délai de 7 jours, la facture n'étant plus disponible, cela occasionnait une perte de temps pour vous, ostéopathe, car vos patients revenaient vers vous pour vous demander à nouveau le précieux document. Là où cette fonctionnalité devait vous faire gagner du temps au départ, cette évolution entraînait l'effet contraire et devenait plus chronophage qu'autre chose. J'ai donc dû revoir ma copie. J'ai tenté quelques ajustements, mais ils n'étaient pas concluants au final.
Puis m'est apparue cette idée à laquelle j'aurais dû penser dès le départ : pourquoi ne pas générer le PDF de la facture uniquement quand le patient en a besoin ? En faisant cela, on passe d'un stockage moyen de 2 Go à 300 Mo maximum, voire moins, car seuls les documents réellement demandés sont générés, au contraire d'un envoi systématique de tous les documents. En effet, parfois, on envoie le mail et le patient n'en prendra jamais connaissance. Alors pourquoi créer et stocker inutilement ce fichier, même si ce n'est que 7 jours ? Autant envoyer un mail avec un simple lien qui, lui, permettra de générer le précieux fichier à la demande. Ainsi, je peux me permettre de ne stocker ce dernier qu'une seule journée.
Au final, avec cette nouveauté, les mails envoyés sont plus légers, vu qu'ils ne contiennent plus de pièce jointe et vos patients ne stockent plus, malgré eux, des mails volumineux.
De mon côté, je ne stocke plus qu'environ 300 Mo de factures maximum pour toujours, au lieu de 100 Go/an, soit 99,7 % de stockage en moins chaque année. Alors oui, à l'échelle mondiale, 100 Go de données, ce n'est rien du tout, mais à mon échelle, c'est énorme. Si ces chiffres ne vous parlent pas, je vous invite à chercher et à lire la légende du colibri. Chacun fait son petit geste ;).
Note 1 : ça implique de ne pas supprimer la facture de votre comptabilité après avoir envoyé le mail, sinon, il devient impossible de générer le PDF à la volée.
Note 2 : tout ça n'est pas fait pour économiser de l'argent, vu que l'économie réelle réalisée doit être environ de 0.001 €.
Concernant le planning
Duplication d'un dossier lors de la création d'un rendez-vous
Il s'agit d'une demande qui date de la version logicielle d'Osteo2ls, c'est dire ! Cela concerne la possibilité, lors de la création d'un rendez-vous, de dupliquer un dossier patient. C'est très pratique lorsqu'un parent prend le rendez-vous pour l'un de ses enfants, par exemple. Jusque-là, je n'avais pas trouvé de solution correcte à cette problématique. Les pistes que j'envisageais me paraissaient trop lourdes pour qu'elles puissent être utilisées simplement. Du coup, j'avais laissé cette évolution de côté. Mais entre temps, de nouveaux éléments graphiques sont venus s'ajouter à votre logiciel préféré comme, par exemple, ces boutons à actions multiples. En me repenchant sur cette demande, cela m'est apparu comme une évidence : que se passerait-il si j'utilisais ce type de bouton magique dans la fenêtre de recherche des patients ? Je fais genre qu'il y a du suspense, mais bon, on sait tous que si je pose la question dans cet article, c'est que la réponse doit être positive ;).
L'utilisation de ce type de bouton permet, très simplement et en un clic, de sélectionner l'action souhaitée. Vous avez donc le choix soit de sélectionner un dossier existant, soit de le dupliquer et, dans ce dernier cas, le dossier patient s'ajoutera automatiquement à votre rendez-vous. Pour bien vous faire comprendre ce que ça implique, reprenons notre exemple : un parent prend rendez-vous pour son enfant. Comme pour ce dernier, il n'y a pas de dossier patient associé, en dupliquant celui du parent, vous pourrez le lier au rendez-vous de l'enfant.
Des informations supplémentaires
Des informations ont été ajoutées dans l'en-tête du rendez-vous. Elles vous permettront de savoir qui a créé le fameux événement (vous, votre secrétaire, Miss Moneypenny ou qui sais-je encore ?) et aussi s'il a été pris directement par votre patient, grâce au planning en ligne.
Notification pour les suivis de consultation
La fonctionnalité la plus discrète est une petite pastille sur l'icône de votre dashboard. Celle-ci vous notifiera désormais lorsqu'un patient apportera une réponse à un suivi de consultation. Vous pouvez également, dans vos paramètres, choisir ou non d'activer une notification. Cette dernière, en fonction du navigateur, pourra aussi émettre un son et afficher une alerte supplémentaire dans le coin de votre écran.
