Sus au planning gruyère !

Alors oui, d'aucuns diront que le gruyère n'a pas de trous, que c'est l'emmental qui en a et que, du coup, le titre de l'article est complètement faux, voire putaclic. Ils s'inscriront en faux, à juste titre. Ils pourront même sortir de leurs gonds et créer une cagnotte Leetchi pour aider les producteurs de gruyère suisse à rétablir la vérité. Mais bon, pour beaucoup, quand on compare quelque chose avec des trous, à un fromage, on le compare au gruyère, épicétou !

Trêve de baliverne, aujourd'hui donc, je vous présente une évolution qui concerne la réservation via le planning en ligne. Pour rappel, vous pouvez toujours bénéficier de ce magnifique outil qu'est le planning en ligne d'Osteo2ls gratuitement pendant 12 mois, sans aucun engagement de votre part.

Actuellement, et comme sur beaucoup d'outils de prise de rendez-vous en ligne, le nombre de créneaux libres proposés à vos patients est maximisé. Maximisé dans le sens où l'on soumet tous les créneaux libres possibles à vos patients et ces derniers choisissent celui qui leur convient le mieux.

C'est pratique lorsque l'on sait que notre planning sera, quoi qu'il advienne, plein à la fin de la semaine ou lorsque l'on débute et qu'on ne veut pas louper l'occasion d'exercer. Mais il arrive parfois que l'on souhaite organiser son planning différemment en évitant, par exemple, de se retrouver avec un rendez-vous à la première heure, puis une grande pause de huit heures et un autre rendez-vous en fin de journée. Pouvoir regrouper tous les créneaux réservés ensemble et éviter les trous dans le calendrier serait l'idéal. Mais comment forcer vos patients à prendre leur rendez-vous quand vous le souhaitez ? Je vous explique cela un peu plus bas, mais avant, je vous fais un petit rappel du fonctionnement classique.

Mode de calcul classique du planning Osteo2ls

Le calcul classique des créneaux libres est ultra simpliste dans la forme. Vous définissez les horaires d'ouverture de votre cabinet et le logiciel se chargera de calculer tous les créneaux libres possibles, pendant ces horaires, en fonction de la durée de votre séance. Si un rendez-vous a déjà été noté, le créneau associé sera de facto retiré de la liste de ceux qui sont disponibles. Il est donc possible d'ajuster très finement vos disponibilités, même avec des horaires variables.

En effet, vous pouvez définir des horaires d'ouverture qui changent d'une semaine à l'autre, en fonction d'une fréquence. Par exemple :

• semaine A : je commence à 9:00 et je finis à 17:00.
• semaine B : je commence à 8:00 et je finis à 19:00, avec une pause le midi entre 12:00 et 13:00 et mon après-midi de libre le vendredi.

À ces horaires peuvent venir se greffer des événements plus ponctuels ou plus variables. Le fait de rajouter un rendez-vous de deux heures dans votre planning bloque automatiquement les créneaux libres associés. Un exemple sera probablement plus parlant. Imaginons qu'en temps normal vos matinées entières soient réservables, mais que, dans deux semaines, vous ayez pris rendez-vous chez le dentiste. Vous bloquez alors ce créneau de deux heures dans votre planning pour vous faire soigner les dents et, automatiquement, les créneaux libres associés ne seront plus proposés à vos patients.

Voici un autre exemple : avec les horaires d'ouverture, vous ne pouvez pas indiquer la petite pause que vous souhaitez vous octroyer à 16 heures. Or, le goûter, c'est sacré. Eh bien là encore, vous pouvez créer un rendez-vous récurrent qui s'appliquera tous les jours à 16 heures et ainsi, tous les créneaux libres associés ne seront plus proposés.

Avec ce mode de calcul classique, vous pouvez donc ajuster parfaitement votre planning en fonction de vos besoins et de vos disponibilités. Oui mais voilà, à vouloir trop en proposer, vous pouvez vous retrouver avec un planning gruyère (ou emmental, mais franchement, ça sonne moins bien) et c'est là que le mode de calcul optimisé entre en jeu.

Mode de calcul optimisé

J'ai donc mis en place un nouveau mode de calcul des créneaux libres. Il fonctionne selon trois règles simples :

• Si aucun rendez-vous n'est pris dans la journée, on propose tous les créneaux possibles, comme le mode de calcul classique.
• S'il y a un rendez-vous déjà pris, on propose uniquement les crénaux disponibles avant et après, en fonction de vos horaires.
• S'il y a plusieurs rendez-vous déjà bloqués, on applique le même principe que dans le cas d'un seul créneau réservé. Si ces rendez-vous sont adjacents, cela revient au cas d'un seul gros rendez-vous. S'ils sont éparpillés sur la journée, plusieurs groupes de créneaux seront proposés.

Cela permet de couvrir l'ensemble des cas possibles. Et rien ne vous empêche d'ajouter des rendez-vous pris par téléphone, pour une urgence par exemple, sur les autres créneaux disponibles de la journée.

Et comme on n'impose pas ce nouveau mode, vous avez bien entendu la possibilité de choisir. Mieux, celui-ci peut différer d'un cabinet à l'autre : mode classique, pour votre cabinet principal qui est tout le temps surbooké, et mode optimisé pour votre petit cabinet secondaire de campagne que vous venez d'ouvrir. Tout se passe dans les paramètres de vos cabinets et, plus précisément, dans la section Page web.

Sachez aussi que votre mode de calcul s'appliquera sur la prise de rendez-vous rapide dans votre logiciel.

Quoi d'autre ?

Ça faisait un moment que je n'avais pas publié d'article concernant le logiciel, la faute à une énorme restructuration de l'architecture de ce dernier, alors je fais le point tout de suite ;)

Le diagramme de Walton

Cela avait été demandé par quelques-uns d'entre vous sur notre groupe d'entraide FB. Le but était de disposer d'un diagramme de Walton qui permet de noter et d'identifier, très rapidement, l'état du patient selon six sources précises :

• Cognitive
• Psycho socio-environnementale
• Sensori-motrice
• Nociceptive
• Neuropathique
• Nociplastique

Dupliquer une pièce jointe

Vous aviez également réclamé, la possibilité de dupliquer une pièce jointe depuis une déjà existante dans un dossier patient. Le but étant de permettre d'ajouter plusieurs pièces jointes issues d'un même document en dupliquant l'intitulé et la date de la pièce jointe initiale. Ainsi, lorsque vous scannez des pages différentes du document source, leurs références sont automatiquement rapatriées. Cela ne fait gagner que quelques secondes, mais quelles secondes !

L'architecture du logiciel

Là, pas de capture d'écran, c'est une évolution invisible. En gros, le logiciel a changé du tout au tout dans son mode de fonctionnement, mais vous, vous ne voyez pas la différence. Et ça, ça m'a pris beaucoup de temps, plus d'un an, outch !

Voilà, vous savez tout, ou presque ! Oui, parce que j'ai fait un truc de fou hier, mais... la promenade de mon chien, ça reste dans la sphère privée ;).