Ostéo, comment je me suis installé (2^nde partie)

Par Maria Marais, ostéopathe dans le Val-d'Oise, Léa Munnier, ostéopathe dans l'Aveyron, Grégory Perlié, ostéopathe dans le Var et Cédric Soula, ostéopathe en Haute-Garonne.

Jeune ostéo padawan, il y a quelques jours nous t'avions proposé un article pour t'aider à t'installer et qui abordait principalement les questions financières. Aujourd'hui, nous allons te livrer des conseils sur d'autres thématiques, car même si une gestion financière rigoureuse est l'une des clés pour réussir ton installation, il en existe bien d'autres que nos quatre maîtres Jedi-ostéos vont décrypter aujourd'hui. En répondant à un grand nombre de questions, peut-être avant même que tu te les poses, cette aide apportée par les anciens te donnera désormais tous les outils pour mener à bien ta mission : soigner efficacement tes patients et devenir leur ostéopathe préféré !

Démarrer en tant que salarié ou indépendant ?

Concernant leur activité d'ostéopathe, Léa, Maria et Cédric n'ont jamais été salariés. Par contre, Grégory a démarré en cumulant une activité en auto-entrepreneur avec une en tant que salarié. Pour lui, le salariat représente avant tout une sécurité financière et permet de pouvoir jongler entre plaisir social et vie professionnelle alors qu'on est au début de notre vie professionnelle, mais aussi humaine. Le fait d'avoir les deux statuts a également le mérite de pouvoir aussi combler le déficit du début de l'activité, et de payer ses charges seulement en fonction de ce qui est facturé.

Par contre, Grégory reconnaît qu'il existe de nombreux inconvénients à ce double statut, notamment si vous avez, à la fois, des charges de cabinet importantes et un salaire assez confortable puisque vos cotisations supplémentaires ne sont pas comptabilisées. En effet, seule celle qui est majoritaire est prise en compte pour la Sécurité sociale et la retraite. Il ne faut pas croire qu'il y a une double cotisation, même si vous vous payez 25 % de charges sociales. De plus, il est possible de rencontrer des difficultés pour acheter une voiture, un bien, votre cabinet ou faire des crédits, suivant les banques que vous solliciterez, et votre retraite sera impactée du fait du faible taux de cotisation.

Bien choisir son statut juridique

Léa et Cédric ont démarré leur activité en entreprise individuelle en optant pour le statut de la micro-entreprise. Léa explique son choix par le fait que c'est un statut simplifié qui permet de s'auto-gérer dès la sortie de l'école, notamment en ce qui concerne la comptabilité, et ce, malgré le peu de notions enseignées dans celle-ci concernant la véritable gestion d'une entreprise. Cédric s'installant seul, il avait le choix entre le statut d'E.I. et celui d'EIRL. Il a opté pour la création d'une E.I., car il ne voyait pas la nécessité de protéger son patrimoine professionnel.

Maria a immédiatement choisi d'être auto-entrepreneur, d'abord par la facilité de gestion de l'activité libérale, puis pour les avantages en ce qui concerne les charges, le faible pourcentage d'impôts et le fait de ne pas être obligé à la tenue d'une gestion comptable, tant que le CA annuel reste inférieur à 70 000 €, ce qui laisse du temps avant de l'atteindre. Avec ce statut de micro-entreprise, en déclaration simplifiée BNC, la comptabilité se résume à tenir un registre des recettes. Il n'y a pas de TVA à gérer et le taux d'imposition est intéressant (toujours pour un CA inférieur à 70 K€ annuels). De plus, le paiement des cotisations URSSAF peut s'effectuer au trimestre ou au mois. Par contre, l'inconvénient de ce statut est que vous ne pouvez rien déduire, ni vos charges, ni vos loyers, ni vos frais, quels qu'ils soient.

Enfin, Grégory a créé une SELARL, car il a beaucoup de frais sur le cabinet, du fait de son expansion et des différents types de soins qu'il pratique : cryothérapie air et CO2, técarthérapie, pressothérapie et tapping (ndlr : respectivement : soin avec utilisation de courant à haute fréquence, drainage par pressions sur le corps et technique à base de tapotements sur des points précis du corps, visant à libérer les émotions), le tout dans un grand cabinet de 50 m² qui comprend deux salles de soins. En passant du statut d'auto-entrepreneur à la création d'une société, cela donne plus de facilités, même si vous ne vous versez qu'un petit salaire au début, car vous pourrez faire passer vos charges sur le cabinet : l'essence, les frais de voiture, de téléphone, etc.

Deux bonnes questions à se poser avant de devenir indépendant

Comment ai-je envie d'exercer mon métier au quotidien ?

Pour Léa, c'est LA première question à se poser. Ainsi, le jeune ostéopathe doit savoir s'il souhaite travailler seul dans son propre cabinet ou s'il préfère être accompagné pour ses débuts et s'installer en collaboration avec un autre ostéopathe. Les conditions d'exercice dépendent également du lieu choisi : une région en fonction de son attachement à celle-ci ou, au contraire, l'envie de voyager, ou encore la saisie d'une opportunité qui se présente. Ce qui est important est de s'y sentir bien et d'avoir la possibilité de se projeter dans l'avenir pour que cela fonctionne et que votre cabinet puisse démarrer progressivement. Grégory pense qu'il est en aussi intéressant de se poser, dès le départ, la question d'exercer dans un cabinet pluridisciplinaire, voire d'essayer d'en créer un avec d'autres praticiens, car vous n'êtes pas à un mois près, même si cela fait partie des thèmes qui sont abordés lors de la dernière année d'école.

Mon lieu d'implantation est-il porteur ?

Léa, Maria et Cédric sont d'accord pour dire qu'il est très important de réaliser une étude de marché avant une installation, pour s'assurer que vous disposez d'une patientèle entre 2 000 et 5 000 personnes dépourvues d'un ostéopathe. (Dans le cas de Maria, il s'agit de deux villages côte à côte.) Cédric conseille d'utiliser pour cela ODIL (sans doute des collègues fans de la Cité de la Peur ;) ), un outil d'aide à la création d'entreprise gratuit proposé par l'INSEE. Pour Grégory : le monde attire le monde, c'est-à-dire que si l'on sait qu'il y a un ou plusieurs ostéos dans une zone, on en profite directement pour effectuer une recherche sur Internet et évaluer leur niveau de saturation. Les zones non accessibles ou compliquées sont à bannir pour commencer, car s'isoler n'est pas une solution, même si on veut réussir par soi-même. Cependant, une fois que vous vous faites une réputation, les patients viennent de partout. Ensuite, c'est le bouche à oreille et les avis sur les réseaux sociaux qui vous amèneront vos nouveaux patients.

Une fois la zone géographique fixée, Cédric et Grégory soulignent qu'il est nécessaire de réfléchir à l'emplacement de son cabinet. Un local situé le long d'une rue très fréquentée permet une meilleure visibilité et donc une meilleure communication. Il faut rechercher des lieux d'installation stratégiques, ça peut se situer en centre-ville, près d'une place, d'un café, de petits commerçants ou dans des petites zones artisanales et commerçantes. Grégory rappelle que, dans tous les cas, il faut éviter de s'implanter près d'un autre nouvel ostéopathe (installé depuis moins de deux ans), car il sera aussi en croissance et peut-être plus disponible que vous, si vous êtes en partie salarié, car lui est dans la période où il commence à travailler à temps plein dans son cabinet. Cependant, il peut également être intéressant de disposer d'un réseau local de professions médicales et paramédicales pour, d'une part, travailler en pluridisciplinarité et, d'autre part, relayer vos cartes de visite. Maria précise qu'il faut évidemment prendre le temps de rencontrer les professionnels et de vous présenter.

Avoir des associés... ou pas !

Aucun de nos interviewés n'a d'associés, Cédric arguant que, selon la commune d'implantation choisie, s'associer dès le début peut engendrer de la concurrence supplémentaire. Même si Léa n'a pas eu jusqu'ici d'opportunité pour s'associer, elle aimerait effectivement pouvoir le faire avec d'autres professionnels de la santé et créer ainsi un centre de soins ou, autre possibilité, intégrer une maison de santé. En effet, elle trouve que, dans la profession d'ostéopathe, il est important d'être entouré de plusieurs corps médicaux pour pouvoir orienter ses patients vers les personnes correspondant à leurs besoins. Grégory ne ressent pas le besoin d'accueillir un associé et n'en a pas la place, car il utilise ses deux salles de traitements et ne tient pas à partager son matériel. Dans le même esprit, il ne prend pas de remplaçant pour ses vacances. Il pense qu'un cabinet qui marche doit pouvoir subvenir aux vacances et que cela n'empêche pas les patients qui sont suivis par l'ostéopathe, de revenir.

Trucs et astuces pour se faire connaître et trouver de nouveaux patients

Pour me faire connaître, j'ai dû redoubler d'efforts, car je m'installais dans un nouveau département et je dois encore aujourd'hui me créer ma place.

Léa Munnier

Voici une liste (non exhaustive) des trucs et astuces pour attirer de nouveaux patients :

• se présenter aux autres ostéopathes et professionnels de santé (infirmières, médecins, EHPAD...), en gardant à l'esprit la possibilité de collaborations dans le futur, à la pharmacie, aux commerçants, aux clubs de sport et de fitness...
• profiter de cette présentation pour déposer des cartes de visite (qu'il faudra évidemment avoir fait faire auparavant),
• rencontrer les principaux acteurs de votre ville : le maire, la communauté de communes ou d'agglomération,
• créer un profil Google my business (grâce auquel on peut faire du sponsoring) et/ou une page Facebook (qu'il est possible de promouvoir) et/ou un site Internet (sur lequel on présente qui l'on est et ce que l'on fait, cela rassure les gens !),
• mettre en place sa page ostéo et communiquer en mettant, par exemple, des publications sur des thèmes en relation avec la santé en général,
• partager les informations de cette page ostéo par le biais d'abonnements aux divers réseaux sociaux des villages aux alentours,
• s'inscrire sur un maximum de sites Internet (pages jaunes, 118 712, 36 ostéos...),
• adhérer à un site de réservation en ligne très connu, (on vous propose notre solution gratuite pendant 12 mois) ce qui crée une belle vitrine pour votre activité et qui vous référence ainsi sur Google business. De plus, par ce biais, les patients peuvent laisser des avis,
• aller à la rencontre des habitants de la commune d'implantation, des associations locales et proposer des partenariats sportifs,
• poser, sur la vitrine du cabinet, un film dépoli très visible ou une plaque (ndlr : une façon de montrer concrètement qu'il y a un cabinet d'ostéopathie à cet endroit.)
• miser sur le temps et le bouche à oreille pour développer sa patientèle et demander à vos patients de poster un avis sur votre Google,
• intégrer un réseau d'affaires : même si cela a un coût financier, de type BNI (ndlr : système basé sur le marketing de recommandation) et un coût en temps (du fait de la tenue des réunions), ça fonctionne et touche une population d'entrepreneurs aisés et que l'on peut qualifier de notables. Cela donne du poids à leurs conseils quand ils vous envoient des patients. Par contre, il ne faut surtout pas vous rater !

Après un an d'installation, mes nouveaux patients viennent par la recommandation des anciens, puis grâce aux avis laissés sur Google ou sur les réseaux sociaux.

Maria Marais

Les qualités indispensables pour fidéliser un patient et être recommandé par lui

Pour Léa, il faut être honnête, investi et passionné. Pour Maria, il est important aussi d'être avenant, humain et patient quand on apporte les explications nécessaires. Il faut bien sûr faire preuve de compétence professionnelle et donner le temps nécessaire au patient pour qu'il se sente en confiance avec vous. Pour faire sentir à celui-ci qu'il est unique, Maria nous délivre ses petites astuces qui marchent très bien comme noter dans les dossiers des petits mots-clés comme, par exemple, son prochain lieu de vacances, son prochain projet professionnel, sa prochaine opération, etc. Ainsi, en discutant avec votre patient lors de son rendez-vous suivant, vous pouvez prendre un peu de temps pour lui demander comment cela s'est passé.

Pour Grégory, la clé de la fidélisation de ses patients passe par une constante remise en question. Ce n'est pas parce que vous êtes face à un motif quasi identique de consultation, que la séance va se passer comme la dernière fois ou comme le patient d'avant. Les antécédents sont écrits, mais les tests d'une consultation précédente vous apportent peu. Il faut, à chaque fois, reprendre l'ensemble des informations concernant le patient et peut-être devoir changer votre vision, votre approche.

S'il ne fallait retenir que deux (ou trois) précieux conseils des anciens à un jeune ostéo qui s'installe

Pour Cédric, ce serait faire preuve d'anticipation, se faire connaître avant l'ouverture du cabinet et aller à la rencontre des gens. Pour Léa, il faut rester passionné, même si les débuts sont difficiles, faire une étude de marché sur la zone d'implantation souhaitée et, par la suite, développer son réseau professionnel, car il est toujours important d'être entouré par les bonnes personnes. Enfin, elle ajoute un troisième conseil qui consiste à respecter l'éthique et à rester humble. En effet, l'ostéopathe étant un professionnel de première intention, il faut savoir se limiter à son domaine de compétences et être capable de réorienter les patients quand ce n'est pas du ressort de l'ostéopathie.

Les conseils de Maria seraient d'avoir un bon emplacement et une bonne vitrine Internet (réseaux sociaux, page, Google... Sans nécessairement créer un site Internet aussi.) Elle ajoute qu'il ne faut pas avoir peur d'investir de votre temps et de votre énergie (cela paie à la longue.) tout en restant aimable, avenant, patient et surtout, surtout HUMAIN, car chaque patient que vous avez entre vos mains a une histoire de vie différente.

Grégory donne, lui aussi, trois conseils :

• être persévérant et savoir se remettre en question, en gardant les bouquins toujours sous la main. Pour illustrer cela, voici la citation suivante : On est tellement sûr que l'on est compétent qu'il ne nous viendrait même pas à l'idée de nous remettre en question en cas d'incident. C'est l'effet Dunning-Kruger ou l'effet de surestime de soi. Le plus souvent, cet excès de confiance empêche la personne de reconnaître ses torts et de se former pour s'améliorer. Résultat, elle reste dans son ignorance.
• bien se faire connaître et faire le dos rond si ça prend du temps. La solution peut passer par le fait d'avoir deux cabinets en sous-location, proches l'un de l'autre (10-15 km ou 10-15 minutes de distance.) De cette façon, si l'un décolle plus que l'autre, on rabat les patients dessus.
• ouvrir le champ des possibilités dans les domaines de la biomécanique, l'anatomie, la pratique, la structure, les fonctions, la traumatologie, le tissulaire et tout le reste. Vous êtes au début de votre pratique, ne négligez rien et enrichissez-vous d'outils pour ne jamais vous retrouver sans solution. Vos premiers patients seront votre meilleure presse.

Se former au crochet, ça aide et ça évite de souffrir des mains quand on bosse beaucoup.

Grégory Perlié

Le petit truc en plus qui peut faire toute la différence

Un ostéopathe doit rester humble vis-à-vis de ses patients et vis-à-vis de ses confrères.

Maria Marais

Formez-vous en plus, en dehors de vos écoles, pour trouver votre singularité.

Grégory Perlié

Léa a la gentillesse de proposer un résumé pour ceux qui ont la flemme de tout lire et nous donne, ci-dessous, les clés de la réussite (à son sens) :

• faire une étude de marché pour bien choisir sa zone d'implantation,
• choisir le bon statut juridique qui sera adapté à vos besoins,
• développer une bonne image de votre cabinet d'ostéopathie,
• soigner votre communication et continuer à vous former,
• rester soi-même, être honnête et passionné par ce que vous faites.

Et enfin : bienvenue dans le monde des ostéopathes !

Léa Munnier

Le logiciel Osteo2ls : comment serait-il encore possible de s'en passer ???

Osteo2ls apporte à Maria une aide précieuse, avec le dossier dématérialisé et le système de suivi de consultation. Elle apprécie la facilité et la rapidité pour transcrire l'anamnèse de ses patients et la visualisation, en un coup d'œil, de leur histoire de vie. Les cases Notes ou observations lui permettent de noter ses mots-clés importants pour mieux se souvenir de ses patients lors de leurs prochains rendez-vous. Léa nous livre également, ci-dessous, toutes les raisons pour lesquelles Osteo2ls l'aide au quotidien :

• la sécurisation des dossiers patients et le respect des normes RGPD,
• l'interface intuitive et facile à prendre en main,
• les nombreuses possibilités offertes pour rédiger les consultations (anamnèse, schémas corporels...),
• la possibilité d'envoyer les factures aux patients par mail en trois secondes,
• l'interface comptabilité très simple d'utilisation,
• et toujours : la petite touche d'humour avec les messages quotidiens.

Si vous avez oublié qui sont nos quatre grands maîtres Jedi-ostéos interviewés...

Pour vous remémorer la personnalité de nos vaillants ostéopathes qui ont courageusement donné de leur temps pour vous prodiguer tous ces conseils, relisez le premier article que nous vous avions proposé pour vous aider à vous installer. De plus, vous pouvez retrouver Maria sur ses pages Facebook et Instagram et Léa sur son site Internet. N'hésitez pas non plus à parcourir le site Internet de Cédric. Enfin, sur celui de Grégory, vous découvrirez également toutes les techniques utilisées dans son cabinet.