Comment fonctionne le partage des dossiers patient dans Osteo2ls ?

Il fut un temps où partager un dossier patient avec un confrère n'était pas très fréquent. C'était l'époque bénie où l'on n'avait pas encore d'ordinateur, où l'on n'avait pas encore internet, où l'on n'avait pas encore de confrères. Mais cette période est désormais révolue, car vous avez aujourd'hui la possibilité de partager vos dossiers avec un confrère. Je profite de cet article pour vous expliquer comment ça se passe dans Osteo2ls.

Qu'entends-je par partage de dossiers patients dans Osteo2ls ?

Si vous travaillez seul dans votre cabinet, la question ne s'est sans doute jamais posée. Vous créez un dossier patient et quand vous le recherchez, vous le trouvez, sans aucun soucis, même si vous travaillez sur plusieurs cabinets.

Utilisation du logiciel seul

En revanche, si vous travaillez à plusieurs, alors le partage est une fonctionnalité essentielle dans votre quotidien. La section co-travail est là pour ça. Cette dernière vous explique avec qui vous pouvez partager vos données et les limitations de cette action en fonction du type de compte avec lequel vous effectuez ce partage.

Petit pré-requis pour la suite de cet article : je vais supposer que vous êtes le praticien qui a vu le patient pour la première fois au sein de votre cabinet, le créateur du dossier en somme. L'autre truc important à savoir c'est que votre patient doit donner son accord pour le partage de son dossier avec d'autres praticiens que vous. Sans cet accord, seul le créateur du dossier aura le droit de le consulter. Il est donc nécessaire de poser la question à votre patient et d'indiquer sa réponse via ce switch dans les informations générales du dossier patient.

Autorisation de votre patient à partager son dossier

Comment fonctionne le partage d'un dossier ?

La première chose à bien comprendre, c'est que vous ne partagez pas un dossier avec un collègue. Cela serait extrêmement chronophage, lors de l'activation d'un co-travail, de devoir sélectionner quels sont les dossiers auxquels vous souhaitez donner l'accès à votre collègue. Donc, pour simplifier les choses, nous avons fait le choix de donner l'accès à des cabinets, et à tous les patients liés à ce cabinet.

Précisons que lorsque vous créez un dossier patient, par défaut, il n'est rattaché à aucun cabinet. Il n'est lié qu'à vous, en tant que créateur dudit dossier. Dans l'exemple ci-dessous, le dossier regroupe beaucoup d'informations globales liées à votre patient. Ses coordonnées, ses antécédents, etc. Toutes ces informations sont indépendantes du moment. En effet, ses coordonnées ne sont pas liées à sa consultation, tout comme son accident de vélo quand il avait quinze ans, il y a près de vingt ans. Non, ces éléments du dossier sont ce qu'ils sont et ne changeront pas d'une consultation à l'autre. On considère ces éléments comme « fixes » et ils ne sont donc pas liés à un cabinet. En l'état, votre collègue n'a pas encore accès à ce dossier.

Un dossier simple qui n'est pas lié à votre cabinet

Une fois que vous avez saisi toutes ces informations fixes, la suite logique du processus de remplissage d'un dossier, c'est d'ajouter une consultation. Celle-ci représente ce qui amène votre patient à venir consulter, elle est donc fortement liée au moment. Peut-être l'avez-vous déjà deviné, mais elle sera aussi liée au lieu. En effet, une consultation peut se dérouler au domicile du patient, dans votre cabinet de Bordeaux ou dans votre autre cabinet de Rennes (oui, vous aimez voyager et c'est tout à fait votre droit). Vous aurez donc la capacité d'indiquer, en plus de toutes les informations liées aux diagnostics, aux traitements et aux autres observations notées pendant cette séance, dans quel lieu vous avez exercé. Pour l'exemple, j'associerai cette consultation au premier cabinet. Cela aura pour effet immédiat d'autoriser l'accès à ce dossier pour votre collègue, par l'intermédiaire du cabinet.

Un dossier avec une consultation, partagé entre 2 praticiens

Le choix du lieu d'exercice a donc son importance. Si vous souhaitez n'autoriser l'accès qu'à un cabinet spécifiquement, mais pas à tous, alors, cela s'effectuera automatiquement en sélectionnant le bon cabinet. Comme vous pouvez le voir sur l'illustration ci-dessous, le fait de sélectionner un cabinet auquel votre collègue n'a pas accès, supprime de facto l'accès à ce dossier.

Un dossier avec une consultation, non partagé avec un collègue

Attention toutefois aux subtilités ! En effet, si vous recevez ce patient dans les deux cabinets, lors de deux consultations différentes, l'accès au dossier sera forcément autorisé pour votre collègue. De plus, l'accès ne sera pas limité, votre collègue aura accès, en plus des informations fixes, à toutes les consultations du dossier patient, pas seulement celles liées au cabinet partagé.

Un dossier avec deux consultations, partagé avec un collègue

Attention également à ce que fera votre collègue quand il créera un nouveau dossier. En effet, s'il ne pose pas la question à son patient concernant sa volonté de partager son dossier avec d'autres praticiens (vous), s'il n'ajoute pas de consultation au dossier ou s'il ne sélectionne pas le bon cabinet (celui que vous partagez ensemble), alors, il se peut que vous n'ayez pas accès à ce nouveau dossier.

Les comptes d'apothicaire

Le nombre de patient auquel vous avez accès

Mon collègue n'a pas le même total de patients que moi ?!?

Cette remarque revient souvent quand vous commencez à partager vos données. Dans la majorité des cas, cela est en lien avec ce qui est expliqué dans les paragraphes précédents. Faut suivre un peu les gars ! Il existe aussi une autre explication, que nous verrons un peu plus loin dans l'article. Pour le moment, concentrons-nous sur les différents cas possibles, avec des petits schémas sympathiques. Moi, j'aime bien les schémas, c'est plus parlant. Ici, on va imaginer l'accès aux dossiers partagés entre trois cabinets. Vous n'auriez accès qu'aux cabinets 1 et 2, alors que votre collègue n'aurait accès qu'aux cabinets 1 et 3. Application pratique : à votre avis, à combien de dossiers avez-vous accès ? Et à combien de dossiers votre collègue a-t-il accès ? Vous avez trois minutes.

Différents partagent possibles

SPOILER (Divulgacher) : Solution

Les dossiers créés par votre collègue

Vous, en tant que créateur de vos propres dossiers, vous avez accès aux 8 dossiers sur la gauche du schéma ci-dessus. Peu importe les cabinets auxquels ils sont liés. C'est vous le créateur (de là à se prendre pour Dieu, il n'y a qu'un pas), donc vous y avez accès. Pour les dossiers créés par votre collègue, il faut regarder un peu plus dans le détail. On note 6 dossiers liés au cabinet 1 d'une manière ou d'une autre, un dossier lié uniquement au cabinet 3 et un dernier dossier qui n'est relié à aucun cabinet. Donc cela donne 6 dossiers auxquels vous pouvez accéder, plus les 8 que vous avez créés. Soit un total de 57 et 24, je retiens 13, et voilà 14 ma p'tite dame ! J'adore aller sur les marchés les dimanches matin, et alors ?

Votre collègue a lui aussi créé 8 dossiers auxquels il aura toujours accès. Ensuite, il faut regarder ceux que vous avez créés. On en note 4 liés au cabinet 1, avec une ou plusieurs consultations. On peut en noter 2 sans aucune consultation, ainsi que 2 autres uniquement liés au cabinet 2. Ces 4 dossiers ne seront donc pas accessibles pour vous. Donc, si on fait le total, ça nous fait 34 et 27 qui nous font 12.

Ouais, j'ai un Bac +5 en Running Gag, and so what ?

Les dossiers créés par vous-même

Un dernier cas pour la route, pour voir si vous avez suivi

Les dossiers créés autrement par votre collègue

Dans l'illustration ci-contre, je représente le fait que le patient n'a pas donné son accord par un petit smiley avec des lunettes. Rapport au fait que le patient souhaite rester incognito, toussa toussa.

D'après vous, ça vous donne accès à combien de dossiers patients ? Ceux qui m'enverront la bonne réponse en message privé sur la page FB d'Osteo2ls auront droit à un mois gratuit de planning en ligne. C'est comme ça, c'est cadeau ! Non, ne dis rien, c'est normal.

Comme je l'évoquais un peu plus haut, il existe une autre explication concernant la différence entre les nombres de patients accessibles. Cela peut venir du moteur de recherche. Voici une petite explication vite faite, bien faite du fonctionnement de ce dernier. Pour être performant et rapide, un moteur de recherche doit être capable d'indexer les données que l'on souhaite rechercher. L'indexation est un processus qui demande du temps et des ressources à l'ordinateur qui l'effectue. Il permet de trier et de ranger les données de telle sorte qu'il soit très simple de les retrouver.

Pour illustrer cela, prenez l'exemple d'un simple cahier et des bons vieux répertoires qu'on avait à côté de nos anciens téléphones à cadran, au temps jadis. Dans le premier, vous notez tous vos numéros en vrac, les uns après les autres, sans ordre particulier. Dans le second, vous notez le numéro d'Arthur à la page des A, etc. Le jour où vous voulez appeler Arthur, dans le premier cas, vous allez devoir parcourir tout votre cahier.

Le bon vieux répertoire

Si vous avez de la chance, le numéro d'Arthur est au début, sinon... Galère ! Avec le répertoire, on s'assure de ne chercher que les numéros des personnes avec un prénom qui commence par un A. C'est mathématique, on a plus de chance de le trouver rapidement avec le répertoire. L'indexation, c'est le même principe. On range en amont, pour accélérer la recherche. Vu que, comme évoqué juste avant, cette indexation est chronophage, on ne l'effectue qu'à certains moments bien précis. Donc, il se peut qu'au moment où vous recherchez un dossier fraîchement ajouté par un collègue, vous ne le trouviez pas. C'est tout simplement parce que l'index n'a pas encore été mis à jour. Le compteur de patients va de pair avec ce processus.

Conclusion

Voilà, maintenant, vous savez tout ou presque sur le partage d'un dossier patient sur plusieurs cabinets et entre plusieurs collègues. Bien sûr, par rapport à tout ce que vous venez de lire, le nombre de cabinets n'est pas limité, celui des praticiens non plus. Plus y en a... Plus y en a et, en conséquence, plus les risques de constater des différences d'un compte à l'autre augmentent. Notez aussi que vous pouvez supprimer, à tout moment, l'accès au cabinet de votre collègue. Dans les exemples ci-dessus, si vous supprimez l'accès du cabinet 1 à votre collègue, par exemple, ce dernier n'accédera plus qu'aux 8 dossiers qu'il a lui-même créés. C'est comme ça.

Attention également lorsque vous souhaitez importer vos données en provenance d'un autre logiciel. La distinction des utilisateurs ne peut pas s'effectuer lors de ce processus. Il est donc important de bien anticiper cette problématique sous peine de voir l'un de vos collègues ne plus avoir accès à ses dossiers. Il faudra idéalement prévoir une importation par utilisateur et bien vérifier que vous retrouvez autant de consultations que dans votre ancien logiciel.

Merci à vous de m'avoir lu jusqu'ici, mettez un pouce dans la barre des pouces et abonnez-vous à la chaîne... Ah oué non, on n'est pas sur YouTube, j'ai rien dit !